Elektronische Patientenakte (ePA)
Die elektronische Patientenakte für alle kommt – auch für Sie!
Ab 15. Januar 2025 wird die ePA für alle eingeführt. Dann bekommen nach und nach alle Versicherten der BKK ProVita automatisch eine ePA, in der alle relevanten, medizinischen Daten gespeichert werden – individuell und nach den höchsten Sicherheitsstandards. Damit kann die Digitalisierung im deutschen Gesundheitswesen einen großen Schritt vorangebracht werden.
Die Einführung der ePA für alle unsere Versicherten ist eine große Aufgabe. Wir haben uns darauf bestmöglich vorbereitet und bemühen uns um einen reibungslosen Ablauf.
Erfahren Sie hier, welche Vorteile die ePA bietet, wie Sie diese selbst verwalten können und – falls Sie keine ePA wollen – wie Sie dieser widersprechen können.
Ihre Daten sind in der ePA sicher! Das ist vorab ganz wichtig.
Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier!
In der ePA sind alle Ihre Gesundheitsdaten immer aktuell und griffbereit. Ärzt:innen und Therapeut:innen können so unkompliziert mit den wichtigsten medizinischen Informationen versorgt werden.
Zum Beispiel können folgende Informationen in der ePA hinterlegt werden:
- Befunde, Diagnosen und Berichte
- Medikamentenpläne
- Impfausweis
- Mutterpass
- Kindervorsorgeheft
- Zahnbonusheft
Sie haben die Möglichkeit, Ihre ePA selbst einzusehen und zu verwalten. Dies geht über die App „ePA BKK ProVita“.
Damit können Sie unter anderem:
- alle oder einzelne Dokumente für Ihre behandelnden Ärzt:innen freigeben,
- Vertreter:innen bestimmen, die auf Ihre Akte zugreifen und so wichtige Dinge für Sie erledigen können,
- sich über alle bei der BKK ProVita in Anspruch genommenen Leistungen informieren lassen.
Besonders praktisch: Bei einem Wechsel von einer anderen Krankenkasse zur BKK ProVita
können Sie Ihre bestehende ePA mitnehmen!
Wenn Sie Ihre ePA selbst verwalten wollen, geht das über die ePA-App der BKK ProVita. Hier erfahren Sie, welche Voraussetzungen es dafür gibt, wo und wie Sie die App herunterladen können und wie das Anmeldeverfahren abläuft.
Auch alle Informationen zum PIN für Ihre Gesundheitskarte finden Sie hier.
Voraussetzung für die Nutzung der ePA-App:
- ein NFC-fähiges Smartphone (ab Android Version 10 oder höher, IOS Version 16 oder höher)
- eine NFC-fähige eGK (Diese erkennen Sie ganz einfach am Symbol für kontaktloses Auslesen.)
Schritt für Schritt zur ePA
1.Herunterladen der ePA-APP der BKK ProVita im Apple Store oder Google Playstore
2. App starten mit „Los geht’s“
3. Registrierung in der App und Benutzerkonto anlegen
4. Benutzerkonto anlegen mit personenbezogenen Daten
(Versicherungsnummer, die letzten 6 Stellen der Kennnummer (siehe Rückseite Ihrer Gesundheitskarte, Postleitzahl und E-Mail-Adresse) und Passwort
Eigenes Passwort anlegen: Bitte tragen Sie hier ein eigenes Passwort ein (sh. Hinweise zum Passwort im nächsten Screenshot) und wiederholen Sie die Eintragung.
Das ePA-Aktensystem ist aufgrund gesetzlicher Sicherheitsbestimmungen äußerst sensibel. Bitte achten Sie darauf, dass bei der Anlage eines Benutzerkontos keine Passwortmanager im Hintergrund Ihres Gerätes aktiv sind. Auch darf hier kein technisch generiertes Passwort eingegeben werden.
5. Lesen und Akzeptieren der Einwilligungserklärung und der Nutzungsbedingungen
6. Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse und anschließend Aktivierungslink in der zugesandten E-Mail bestätigen: Somit wird das Endgerät (Smartphone) verknüpft.
7. App Code festlegen
Legen Sie einen 6-stelligen App Code fest.
8. Identifizierungsprozess
Damit Ihre Daten sicher sind und nur Sie Zugriff auf Ihre ePA haben, müssen wir Ihre Identität prüfen. Das geht mit Hilfe Ihrer PIN zur eGK. Wenn Sie also über die ePA-App Zugriff auf Ihre ePA haben wollen, benötigen Sie eine PIN zu Ihrer eGK.
8.1 Falls Sie eine solche Geheimzahl bereits bei uns beantragt und auch schon erhalten haben, können Sie diese in der ePA-App eingeben und damit Ihre Identität bestätigen.
Wichtig: Der Hinweis in roter Schrift am Punkt „Gesundheitskarte“ bedeutet nicht, dass Sie keine NFC-fähige eGK besitzen, sondern, dass diese solange als nicht sicher zugestellt gilt, bis Sie Ihren PIN zur eGK in der ePA-App eingeben.
8.2 Falls Sie noch keine PIN zu Ihrer eGK haben, müssen Sie ein Identifizierungsverfahren durchlaufen, damit wir Ihnen eine PIN zusenden können.
Hierfür stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
1. Postident – Filiale (persönliche Vorstellung in einer Postfiliale): Bitte bringen Sie dazu Ihren Personalausweis mit!
2. Postident – eID: Sie benötigen hierfür einen Personalausweis mit aktivierter Online-Funktion.
(Personalausweis mit aktivierter Onlinefunktion – nähere Informationen zum Online-Ausweis: https://www.personalausweisportal.de/Webs/PA/DE/buergerinnen-und-buerger/online-ausweisen/pin-brief/pin-brief-node.htmlFAQs zum Online-Ausweis: https://www.personalausweisportal.de/SharedDocs/faqs/Webs/PA/DE/Haeufige-Fragen/6_online-Ausweisfunktion/online-ausweisfunktion-liste.html)
Bitte führen Sie das Postident-Verfahren wie folgt durch und achten Sie darauf, dass Sie es vollständig durchlaufen.
Im unmittelbaren Anschluss an das Postident-Verfahren: das ePA-Aktensystem ist aufgrund gesetzlicher Sicherheitsbestimmungen äußerst sensibel. Bestehen Abweichungen auf dem gültigen Ausweisdokument gegenüber unseren Systemdaten (z. B. weitere Vornamen, abweichende Schreibweisen von ß, ss oder Umlauten), erfolgt automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail an Sie. Sie erhalten die Meldung: „Es sind Fehler aufgetreten, bitte wenden Sie sich an Ihre Krankenkasse.“
Sofern es sich „nur“ um diese Benachrichtigung im unmittelbaren Anschluss an das Postident-Verfahren handelt, können Sie ganz beruhigt sein. Diese Meldung wird manuell übersteuert und wir bestellen für Sie Ihren PIN-/PUK-Brief.
Liegen andere oder weitere Systemrückmeldungen vor, kontaktieren Sie uns bitte. Wir helfen Ihnen gerne.
3. Persönliche Identifizierung in einer Geschäftsstelle der BKK ProVita: Hier können wir mit Ihnen gemeinsam die Identifizierung durchführen und Sie erhalten einen Aktivierungscode. Bitte bringen Sie dazu Ihren Personalausweis mit!
Achtung: Für die Identifizierung über die Verfahren Postident eID oder Online-Geschäftsstelle „Meine BKK ProVita“ benötigen Sie einen online-fähigen Personalausweis.
Nähere Informationen zum Online-Ausweis erhalten Sie hier.
FAQs zum Online-Ausweis finden Sie hier.
Nach erfolgreicher sicherer Identifizierung erhalten Sie einen PIN/PUK-Brief von der BKK ProVita auf dem Postweg. Diesen benötigen Sie, um sämtliche Anwendungen Ihrer ePA nutzen zu können, wie z. B. Speicherung von Notfalldaten oder einem Medikationsplan auf Ihrer ePA; voller Zugriff auf Ihre ePA über die ePA-App; Nutzung der E-Rezept-App, Berechtigungen für Leistungserbringer erteilen oder entziehen u. v. m.
Achtung: Diese PIN ist „fest“ mit Ihrer zuletzt ausgestellten und gültigen eGK „verbunden“.
9. Anmelden in der ePA-App
Sie haben es geschafft: Ihre ePA ist mit Ihrem Handy verbunden und Sie können mit Ihrem unter Punkt 7 festgelegten App-Code darauf zugreifen.
Hinweis zum Anmeldeverfahren mit App-Code: Diese Variante erfolgt im Rahmen einer 2-Faktor-Authentifizierung (1. App-Code; 2. Gerätebindung). Die Gerätebindung ist zur gegebener Zeit zu erneuern.
Der Gesetzgeber hat Ihnen zahlreiche Widerspruchsmöglichkeiten eingeräumt
Der Zugriff von Ärzt:innen , Therapeut:innen oder anderer Gesundheitseinrichtung darf nur im Rahmen einer Behandlungssituation und eine gewisse Zeit danach erfolgen (siehe nachstehende Tabelle).
Mithilfe der ePA-App der BKK ProVita können Sie den Zugriff selbst steuern. Sie können Zugriffe generell unterbinden oder den Zeitrahmen des Zugriffs von einem Tag bis zu unbegrenzter Dauer auswählen.
Grundsätzlich gelten folgende Regeln:
| Leistungserbringereinrichtung | Standard-Dauer |
|---|---|
| Arztpraxis Zahnarztpraxis Psychotherapiepraxis Gesundheits- und Krankenpflegeeinrichtung Kinderkrankenpflegeeinrichtung Altenpflegeeinrichtung Pflegefachkräfte Hebammen Heilmittelerbringereinrichtungen |
90 Tage |
| Apotheken Einrichtungen des Öffentlichen Gesundheitsdienstes Betriebsärztinnen und -ärzte Notfallsanitäterinnen und -sanitäter |
3 Tage |
Wenn Sie nichts anderes festlegen, können Ärzt:innen, Therapeut:innen und andere Gesundheitseinrichtungen folgende Daten in Ihrer ePA speichern:
- den Medikationsplan: Er enthält alle Ihre Medikamente, sofern Sie mindestens drei verschreibungspflichtige Medikamente gleichzeitig einnehmen.
- den Notfalldatensatz: Er enthält Informationen zu Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten oder Medikamenten für die Notfallversorgung. Auch Patientenverfügungen, Vorsorgevollmachten oder Organspende-Erklärungen gehören dazu.
- Laborergebnisse, Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde und Diagnosen
- elektronische Arztbriefe: Sie enthalten Informationen, die für die Überweisung und Weiterbehandlung bei anderen Ärzt:innen vorgesehen sind.
Die Daten in Ihrer ePA sind streng geschützt. Nur Sie selbst und die Personen, denen Sie einen Zugriff erlauben, können die Daten einsehen.
Die BKK ProVita als Anbieter der ePA und der IT-Dienstleister BITMARCK, der die ePA betreut, haben keinen Zugriff auf Daten, die in Ihrer ePA enthalten sind.
Ihre Gesundheitsdaten werden auf Servern in Deutschland gespeichert und unterliegen damit den strengen Vorschriften des deutschen Datenschutzes.
Ihre Daten können theoretisch lebenslang in der ePA gespeichert werden. Sie können diese aber jederzeit auch selbst löschen. Ihre persönlichen Daten werden gelöscht, wenn Sie die gesamte ePA löschen lassen.
Aber: Gestatten Sie zum Beispiel einem Arzt oder einer Ärztin, Dokumente aus Ihrer ePA herunterzuladen, können diese im Arztinformationssystem gespeichert werden. Dort bleiben Sie auch dann, wenn Ihre ePA gelöscht wird!
Beim Wechsel zur BKK ProVita können Sie Ihre bereits vorhandene ePA von Ihrer ehemaligen Krankenkasse mitnehmen. Die Daten werden in verschlüsselter Form übertragen.
Ein Widerspruch gegenüber Ihrer vorherigen Krankenkasse muss beim Wechsel zur BKK ProVita unbedingt erneut ausgesprochen werden. Haben Sie sich gegenüber Ihrer vorherigen Krankenkasse entsprechen geäußert, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.
| Was ist die ePA? |
| Die elektronische Patientenakte (ePA) ist Ihr persönlicher sicherer Datenspeicher für Ihre Gesundheitsdaten. Sie wird von der BKK ProVita zur Verfügung gestellt und über eine App auf dem Smartphone oder Tablet genutzt. |
| Wie erhalte ich die ePA-App? |
| siehe „Schritt für Schritt zur ePA-App“ |
| Wie kann ich mich identifizieren? |
| Sicherheit ist wichtig! Wir müssen sicherstellen, dass nur Sie Zugriff auf Ihre medizinischen Daten haben. Deshalb müssen wir Ihre Identität prüfen. Das geht auf verschiedenen Wegen: siehe „Identifizierungsprozess“ (8. unter „Schritt für Schritt zur ePA-App“) |
| eID (Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion) |
| Sie haben die Möglichkeit, Ihre Identität auch digital in einem sicheren Verfahren nachzuweisen – mit dem Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion, der sogenannten eID. Nähere Informationen erhalten Sie hier. Hier geht’s zum FAQ-Bereich für das Thema eID. |
| Häufige Fehler im Anschluss an das Postident-Verfahren |
| 1. Doppelnamen Falls Ihr Doppelname auf Ihrem Ausweisdokument nicht korrekt oder vollständig angegeben wird, erhalten Sie im Anschluss an das Postident-Verfahren eine E-Mail mit der Nachricht: „Es sind Fehler aufgetreten, bitte wenden Sie sich an Ihre Krankenkasse.“ -> Sie brauchen nichts weiter zu unternehmen und können ganz beruhigt sein. Wir können diesen Fehlerhinweis übergehen und bestellen Ihnen Ihren PIN-/PUK-Brief zu Ihrer eGK. 2. Abweichende Schreibweisen Bei unterschiedlichen Schreibweisen von Namen (z. B. „Müller“ statt „Mueller“) erhalten Sie im Anschluss an das Postident-Verfahren eine E-Mail mit der Nachricht: „Es sind Fehler aufgetreten, bitte wenden Sie sich an Ihre Krankenkasse.“ -> Sie brauchen nichts weiter zu unternehmen und können ganz beruhigt sein. Wir können diesen Fehlerhinweis übergehen und bestellen Ihnen Ihren PIN-/PUK-Brief zu Ihrer eGK. 3. Unleserliche Dokumente Beschädigte oder stark abgenutzte Ausweisdokumente können von der Post nicht korrekt gelesen werden. ->Bitte beantragen Sie neue Ausweisdokumente in Ihrem Bürgerbüro. 4. Fehlende oder falsche Dokumente Falsches Ausweisdokument z. B. Führerschein statt Personalausweis -> Bitte verwenden Sie die für das Identifizierungsverfahren gültige Nachweise 5. Adressabweichungen Die Adresse auf dem Ausweisdokument stimmt nicht mit der angegebenen Adresse überein. -> Bitte lassen Sie auf Ihrem Ausweisdokument Ihre aktuelle Anschrift durch Ihr Bürgerbüro bestätigen. 6. Zeitliche Begrenzung Sie konnten das Postident-Verfahren nicht innerhalb der vorgegebenen Frist durchführen. ->Bitte durchlaufen Sie das Verfahren vollständig. |
| Wann wird die ePA für alle automatisch angelegt? |
| Die ePA wird ab dem 15.01.2025 für alle gesetzlich Krankenversicherten angelegt, die nicht widersprochen haben. Da es um eine sehr große Zahl von Patientenakten geht, wird die Anlage bis zu 8 Wochen in Anspruch nehmen. Bitte melden Sie sich ab Anfang April 2025 bei uns, wenn Sie noch keine Nachricht über die Anlage Ihrer ePA erhalten haben. Sie können jedoch jederzeit selbst eine ePA anlegen, siehe „Schritt für Schritt zur ePA-App“ |
| Ist die ePA freiwillig? |
| Die ePA ist freiwillig und selbstverständlich auch kostenlos. Sie können die ePA für sich selbst anlegen und auch für Ihre Kinder, bis diese das 15. Lebensjahr vollenden. Der automatischen Anlage der ePA (für alle) kann widersprochen werden, siehe „Widerspruchsmöglichkeiten“ |
| Was ist, wenn ich die ePA nicht mehr will? |
| Sie können die ePA jederzeit in der App oder auch durch schriftliche Mitteilung an die BKK ProVita kündigen. Bitte beachten Sie, dass dann nach einer Frist von sechs Wochen zum Ende des folgenden Monats auch alle in der ePA enthaltenen Daten gelöscht werden. Denken Sie daran, diese rechtzeitig und vollständig zu sichern (herunterzuladen)! |
| Was passiert mit meiner ePA, wenn ich zur BKK ProVita wechsele? |
| Sie können die bisher über eine andere Krankenkasse genutzte ePA zur BKK ProVita mitnehmen. Die Daten werden exportiert und verschlüsselt übertragen. |
| Auf welchen Geräten kann ich die ePA nutzen? |
| Für die eigenständige Nutzung der ePA-App ist ein Smartphone oder Tablett erforderlich (Betriebssystem Android ab Version 10 oder iOS ab Version 15). Bei veränderten Betriebssystemen („Rooten“ oder „Jailbreaking“) kann die ePA-App nicht genutzt werden! Die ePA-App kann auch mit mehr als einem Gerät genutzt werden. Scannen Sie einfach den QR-Code aus dem Menü-Punkt „Elektronische Patientenakte“ in Ihrer ePA-App mit dem zusätzlichen Gerät ab. Generell ist eine Nutzung der ePA auch ohne App möglich, dann aber nur durch Ihre Ärztin oder Ihren Arzt. Sie können die ePA dann aber nicht zuhause nutzen und benötigen immer Ihre Ärztin oder Ihren Arzt für den Zugriff. Eine Nutzung der ePA-App mit Geräten einer „freien“ Software ist nicht möglich. |
| Welche Dateien kann ich in meine ePA hochladen? |
| Sie können aktuell Dateien mit jeweils bis zu 25 MB in den Formaten PDF, TXT, RTF, JPG, TIFF, DOCX, XLSX, ODT, ODS und XML speichern. Der Speicherplatz ist nicht begrenzt. Sie können Ihre Dokumente auch jederzeit herunterladen. Bitte achten Sie darauf, diese an einem sicheren Ort zu speichern! Mit der ePA für alle zum 15.01.2025 sind nur noch Datein im PDF-A-Format zulässig. |
| Warum muss ich mich alle sechs Monate neu identifizieren? |
| Die ePA ist mit Ihrem Smartphone oder Tablett verknüpft (Gerätebindung). Damit wird sichergestellt, dass nur Sie Zugriff auf Ihre ePA haben. Um den hohen Sicherheitsanforderungen zu genügen, muss diese Gerätebindung alle sechs Monate durch eine Identifizierung bestätigt werden. Am einfachsten geht das über die PIN, die Sie zu Ihrer elektronischen Gesundheitskarte erhalten haben. |
| Wer hat Zugriff auf meine ePA? |
| Ärztinnen und Ärzte können im Behandlungskontext (dieser entsteht nach Stecken der eGK in der Arztpraxis) auf die Daten in Ihrer ePA zugreifen. Dies ist standardmäßig auf 90 Tage festgelegt, damit beispielsweise längere Behandlungen abgedeckt werden können. Sie können diese Zugriffsmöglichkeit über ihre ePA-App frühzeitig beenden. Gleichzeitig können Sie aber auch einen Zeitraum festlegen, der über die 90 Tage hinausgeht. Das bietet sich beispielsweise bei der eigenen Hausarztpraxis an. Auch interessant: Apotheken haben nach dem Stecken Ihrer eGK standardmäßig drei Tage lang Zugriff auf Ihre elektronische Patientenakte. |
| Was kann in meiner ePA gespeichert werden? |
| Arztpraxen, Krankenhäuser und Apotheken können alle Informationen in Ihrer ePA speichern, die medizinisch relevant sind. Dies können zum Beispiel sein: – der Medikationsplan: Er zeigt alle Medikamente, wenn Sie mindestens drei verschreibungspflichtige Arzneimittel gleichzeitig einnehmen. – der Notfalldatensatz: Er beinhaltet Informationen zu medizinischen Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten oder Medikamenten für die Notfallversorgung. Auch Patientenverfügungen, Vorsorgevollmachten oder Organspende-Erklärungen gehören dazu. – der elektronische Arztbrief: Er enthält Informationen, die wichtig für Überweisungen und Weiterbehandlungen bei anderen Ärzt:innen sind. Außerdem können Sie Impfausweis, Mutterpass, Untersuchungshefte für Kinder und das Zahnbonusheft in Ihrer ePA hinterlegen und jederzeit abrufen. Mit separaten Leseberechtigungen für jedes Dokument haben Sie besonders umfangreiche Kontrolle über Ihre Daten. Die App benachrichtigt Sie, wenn Dokumente neu hochgeladen oder verändert werden. Außerdem können Sie alle Zugriffsrechte jederzeit widerrufen. |
| Was kann ich tun, wenn meine Ärztin oder mein Arzt die ePA nicht befüllen möchte? |
| Die Befüllung der ePA mit den Daten aus dem Behandlungskontext ist gesetzlich vorgeschrieben. Sollte sich Ihre Ärztin oder Ihr Arzt weigern, Ihre ePA zu befüllen, wenden Sie sich an Ihre örtliche Kassenärztliche Vereinigung (KV). Die Kontaktdaten bekommen Sie bei der Kassenärztlichen Bundesvereinigung. |
| Kann die BKK ProVita auf meine ePA zugreifen? |
| Die BKK ProVita und alle von ihr beauftragten Dienstleister können nicht auf Ihre ePA zugreifen. Wenn Sie es wünschen und über die ePA-App den Auftrag dazu erteilen, können wir einmal im Jahr die sogenannte „Leistungsauskunft“ in Ihrer ePA zur Verfügung stellen, damit Sie einen Überblick über die in Anspruch genommenen Leistungen erhalten. |
| Wer kann meine Daten sehen? |
| Niemand außer Ihnen und den Personen und Einrichtungen, denen Sie Zugriff eingeräumt haben. Insbesondere können die BKK ProVita und deren Dienstleister nicht auf Ihre ePA zugreifen. |
| Wer verarbeitet meine Daten? |
| Die Daten Ihrer ePA werden von der BKK ProVita verarbeitet und gespeichert. |
| Wo werden meine Daten aus der ePA gespeichert? |
| Die Daten Ihrer ePA werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Dadurch unterliegen sie den strengen deutschen Datenschutzvorschriften. |
| Wie lange werden die Daten in meiner ePA gespeichert? |
| Die Daten werden solange in Ihrer ePA gespeichert, solange Sie das wollen, auch lebenslang! Sie können Ihre Gesundheitsdaten jederzeit aus der ePA löschen. Wir empfehlen Ihnen, diese Daten vorher herunterzuladen und an einem geeigneten Speicherort zu sichern. Ihre persönlichen Daten werden erst dann gelöscht, wenn Ihre gesamte ePA gelöscht wird. Wichtig: Gestatten Sie zum Beispiel Ärzt:innen, Dokumente herunterzuladen, können diese die Dateien in ihren Arztinformationssystemen speichern. Dort bleiben sie auch dann, wenn Sie diese Daten aus Ihrer ePA löschen. Bitte sprechen Sie in diesem Fall mit Ihrem Arzt oder Ihrer Ärztin. |
Gerne informieren wir Sie ausführlich über die ePA.
Alle wichtigen Informationen wurden vom GKV Spitzenverband für Sie zusammengestellt. Hier finden Sie viele Details und weitere Antworten auf Ihre Fragen.
Bei Fragen sind wir gerne für Sie da!
Von Montag bis Donnerstag, 08:00 bis 17:00 Uhr, sowie freitags von 08:00 bis 13:00 Uhr stehen Ihnen unsere Berater:innen im Krankheitsfall und bei sonstigen Themen zur Verfügung.